Veröffentlicht: 23.12.2021
Arbeitszeit: Vollzeit
Eintrittsdatum: Ab 01.02.2022
Arbeitsort: Berlin
Stellenbeschreibung
Bitte um Bewerbungen für die Stelle einer Rezeptionist / Schreibkraft
Die Botschaft von Sri Lanka in Berlin sucht eine hochmotivierte Person für ihr Botschaftsteam als Rezeptionistin und Schreibkraft und begrüßt Bewerbungen von geeigneten Kandidat*innen.
Jobbeschreibung:
Der/die erfolgreiche Kandidat*in ist für die Bereitstellung der Empfangsdienste für die Botschaft verantwortlich.
Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen:
- Ausbildung: Abschluss der High School / Mittlere Reife
- Kenntnisse in Deutsch und Englisch
- Hervorragende Kommunikations- und PR-Fähigkeiten
- Frühere Erfahrungen mit dem Empfang oder dem Kundendienst
- Erfahrung in der Verwaltung von Büroverwaltung und Logistik
- Erfahrung in der Arbeit für eine internationale Organisation wäre von Vorteil
- Starke IT-Kenntnisse (Office-Programme)
- Starke organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Hauptpflichten und Verantwortungen:
- Begrüßen Sie die Besucher und bearbeiten Sie allgemeine Anfragen
- Nehmen Sie Kontakt mit lokalen Dienstanbietern auf und verwalten Sie deren Zugriff
- Bedienen Sie die Telefonanlage und beantworten Sie Anrufe der allgemeinen Nummern der Botschaft
- Arrangieren Sie Versand und Empfang von Sendungen / Lieferungen der Botschaft
- Empfangen und verteilen Sie die tägliche Post
- Unterstützen Sie in konsularischen Angelegenheiten
- Erledigen Sie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Aktenorganisation, offizielle Korrespondenz, Übersetzung / Dolmetschen, Termine und offizielle Reisevorbereitungen.
- Unterstützung Sie bei logistischen Vorkehrungen
- Pflegen Sie aktuelle Kontaktdaten und Verzeichnisse wichtiger Kontakte
- Gelegentlicher Einsatz als Sekretariatspersonal nach Bedarf
- Unterstützen Sie die Planung und Organisation von Botschaftsveranstaltungen und unterstützen Sie bei Bedarf Besuche auf hoher Ebene
- Unterstützung bei PR-Veranstaltungen
- Unterstützen Sie als Teil des Botschaftsteams bei Bedarf bei anderen Aufgaben der Botschaft
So bewerben Sie sich:
Der Antrag zusammen mit einem detaillierten Lebenslauf, Referenzen und einer Kopie der Bildungsbescheinigung (en) sollte per E-Mail bis spätestens 07. Januar 2022 per E-Mail an gesendet werden.
Nur Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, werden für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert, und Bewerbungen werden nicht zurückgesandt. Die Botschaft von Sri Lanka in Berlin behält sich das Recht vor, Referenzen direkt zu kontaktieren.
Es wird erwartet, dass der / die ausgewählte Kandidat*in kurzfristig seine/ihre Aufgaben übernimmt.
Tests der Sprachkenntnisse und IT-Kenntnisse können von der Botschaft im Rahmen des Interviewprozesses durchgeführt werden.